למה רשת חברתית טובה לארגון שלכם ואיך מובילים פרויקט כזה?
מה זו רשת חברתית?
כולכם בוודאי מכירים
את פייסבוק, אינסטגרם, טיקטוק, טוויטר, לינקדאין, יוטיוב, מקושרים, חבר'ה, ועוד
מגוון רשתות חברתיות מוצלחות יותר או פחות אשר קמו לאורך השנים ובעצם נועדו לאפשר
לאנשים לשתף תוכן ולתקשר אחד עם השנייה ללא צורך להיפגש או להחליף מספרי טלפון. לכל רשת
חברתית כזו ייתכן ייעוד שונה כגון שימור או חידוש קשרים מן העבר, היכרויות ויצירת קשרים (גם רומנטיים), פרסום, פיתוח קשרים עסקיים והזדמנויות תעסוקה ועוד. למעשה, בכל רשת כזו,
אנחנו חשופים גם לרשת החברתית של החברים שלנו וכך יכולים להגיע לאנשים נוספים ולהרחיב
את הרשת שלנו.
רשת חברתית בארגונים
כיום, ככל שחברות
הופכות להיות הרבה יותר גלובליות והמרחקים הגיאוגרפיים בין העובדים גדלים, ארגונים
עושים מאמץ אדיר בלמצוא דרכים לצמצם את המרחקים האלה למינימום האפשרי. בניגוד
לרשתות החברתיות שהזכרתי קודם, ברשת חברתית ארגונית, אוכלוסיית המשתמשים הרבה יותר
קטנה, והיא תהיה, לכל היותר, שווה לכמות העובדים בארגון. הרשת החברתית הארגונית
משמשת כמעין "עיר קטנה" שבה כולם שכנים של כולם, ולמרחק הגיאוגרפי אין
משמעות.
כיום, אם ברשת
חברתית חיצונית (כמו דפי הפייסבוק והלינקדאין הרשמיים של הארגון), המטרה היא
לחשוף את הארגון לעולם, להשתמש בעובדים כ"שליחים" שמשווקים את פעילות החברה
ללקוחות פוטנציאלים, לעובדים פוטנציאלים, לעיתונות ועוד, ברשת חברתית פנים
ארגונית, המטרה היא לשמש אך ורק את עובדי הארגון ולרתום אותם לפעילות החברה.
על איזה צורך רשת חברתית פנים ארגונית יכולה לענות?
רשת חברתית ארגונית
יכולה להוות תחליף או כלי משלים לכלים אחרים שבארגון ותאפשר, בין היתר, תקשורת של מסרים
בתפוצה רחבה, הן פורמליים (כגון הודעות על הישגי החברה, פרויקטים שהושקו, או מסרים
חשובים מהמנכ"ל) והן פחות פורמליים (כמו ימי הולדת, חגים, קמפיינים חברתיים
ועוד).
אם נחשוב רגע
על הייעודים השונים של רשתות חברתיות שהזכרתי קודם, הרי שאלה רלוונטיים גם לרשת חברתית
ארגונית. למשל:
היכרויות – בארגונים שפרוסים על פני כמה
יבשות, או אפילו על פני ערים שונות הנמצאות באותה מדינה, העובדים לא תמיד מכירים אחד
את השנייה ולעתים, אדם יכול לעבוד 10 שנים בחברה מבלי להכיר את העובדים שמחוץ למחלקתו. מעבר לכך שבהרבה מקרים, הפערים הללו נובעים מהבדלי תרבות, שפה, איזורי
זמן שונים, וכדומה. רשת חברתית ארגונית מאפשרת לכל עובד
לשתף, להגיב ולהיחשף לעובדים האחרים הן בפן המקצועי והן בפן האישי בנוחות ובביטחון
תוך צמצום הפערים הללו.
פרסום – במידה ואתם לא מסוג האנשים שעוקבים בשקיקה אחר אתר
האינטרנט של החברה ודפי ה-social media הרשמיים, מקבלים עדכונים על אזכורי החברה בתקשורת, ומכירים
כל פעילות בארגון - רשת חברתית ארגונית
נותנת הזדמנות לאנשי השיווק וההנהלה לשתף את העובדים בתכנים על הישגי החברה, על שיתופי
פעולה עם גורמים חיצוניים, על תוכניות עתידיות או קו מוצרים חדש, ועוד, וכך למעשה
לחבר את העובדים ליעדי החברה ולחזק אצלם את תחושת השייכות לארגון.
פיתוח קשרים עסקיים
והזדמנויות תעסוקה –
מעצם כך שעובדים נחשפים לעובדים אחרים ולפעילויות שמתרחשות בארגון, היכולת שלהם
להתעניין ולהיפתח לתחומים אלה גדלה. זו הזדמנות למחלקת משאבי אנוש לפתוח בפני
העובדים משרות פנימיות לפני שהן נפתחות לגיוסים מבחוץ. זו גם הזדמנות ליצור שיתופי
פעולה בין מחלקות, או להציע רעיון למחלקה מסוימת הקשור לעיסוקה. בנוסף לכך, ארגון
שנוקט בגישה ש"רעיונות נמצאים בכל מקום" בעצם מאפשר לעובדים שלו, שהם נכסו
העיקרי, להביא לידי ביטוי רעיונות ופעילויות שיכולים לקדם את הארגון ולאפשר לו לפתח
מוצרים או אפיקים נוספים. כל עוד הרשת חשופה רק לעובדי הארגון
ולא לאנשים מחוצה לו, העובדים יכולים להרגיש בנוח להביא את עצמם לידי ביטוי ולחלוק מחשבות ורעיונות (בהזדמנות זו, כדאי במהלך ההטמעה להדגיש ולהזהיר לגבי הדלפת מידע פנימי
החוצה).
איך ניגשים לפרויקט כזה בארגון?
ראשית, צריך להבין
את החשיבות ואת הערך של פרויקט כזה לארגון וכן להגדיר את הדרישות הארגוניות. אם
הארגון שלכם מונה 15 אנשים שכולם יושבים באותו open space כנראה שלא יהיה צורך ברשת חברתית, ותוכלו
במקום זה לשבת על כוס בירה בסוף יום העבודה (בזמנים ללא קורונה כמובן). לרוב, רשת חברתית תהיה רלוונטית
לחברות המפוזרות על פני מספר אתרים בעולם ומונות לפחות כמה מאות עובדים על מנת שהיא
תהיה אפקטיבית, כלכלית ושימושית. דרישות ארגוניות יכולות להיות, למשל, צמצום פערים
תרבותיים וגיאוגרפיים כפי שהזכרתי קודם, מעורבות עובדים בקמפיינים חברתיים, הנגשת
מידע לעובדים, הרחבת מעגלים חברתיים וקשרים בין מחלקתיים, ועוד. לרוב דרישות כאלה
יגיעו מההנהלה או שיוצגו להנהלה לטובת קבלת "אור ירוק" לקיום הפרויקט.
לאחר מכן, יש להקים צוות פרויקט. הצוות יכול להיות מורכב מ:
- נציג/ה ממחלקת מערכות מידע (במקרה שלי זו הייתי אני) כגורם הטכנולוגי שאמון על מציאת הכלים, ההבנה של הצרכים הטכנולוגים של הארגון (התממשקות לכלים אחרים, דרישות תשתיתיות, ניהול המערכת והמשתמשים ועוד), השוואה בין הכלים, תיאומי הדגמות עם ספקים, וכמובן המלצה על פתרון. כדאי לערב גם נציג/ה ממחלקת ה-IT עבור היבטים תשתיתיים ואבטחת מידע.
- נציג/ה ממחלקת השיווק כגורם שאחראי על הצגת הצרכים מההיבט השיווקי וסוגי התכנים שינוהלו במערכת כזו.
- נציג/ה מהמחלקה המשפטית (כדי לדעת מה ניתן לפרסם ומה לא).
- נציג/ה ממשאבי אנוש כגורם אחראי על הבאת הצרכים מצד העובדים והתכנים שיעניינו אותם לקבל.
- מנהל בכיר שילווה את הפרויקט (sponsor).
בשלב זה, חשוב למקד את סוג האינפורמציה שרוצים להעביר ברשת חברתית כזו בניגוד למידע שעובר בכלים אחרים (דוא"ל, פורטל ארגוני, מערכת הודעות כגון slack, teams, google talk וכו'). למשל פרסומים על פעילויות שנעשות מחוץ ובתוך הארגון, שידורים חיים עם המנכ"ל, ציון לשבח של עובדים מצטיינים ועוד.
כמו כן, יש לאסוף דרישות טכניות וכלליות. לדוגמא, שהמערכת תהיה בענן ולא תדרוש התקנה מקומית והקצאת משאבי מחשוב, מאובטחת, שתתמוך בשפות שונות (לטובת עובדים שמעדיפים להתנסח בשפת האם שלהם למשל), ועוד. וכמובן, מחיר שיעמוד בתקציב.
כמו בכל פרויקט
מערכות מידע, נדרשת מעורבות ומחויבות הנהלה. ככל שההנהלה של הארגון תתמוך באופן
מלא בפרויקט, כך יגברו סיכויי ההצלחה שלו.
לאחר שהדרישות מגובשות,
זהו שלב החיפוש אחר מערכות שעונות על הצרכים. החיפוש שלי הביא אותי לחמישה כלים שכיסו
בשלב התחלתי חלק ניכר מהדרישות שהוגדרו. נרשמתי לתקופות ניסיון של המערכות, בדקתי את
רשימת הלקוחות של כל ספק מערכת (בעיקר היה לי חשוב לראות אם יש לקוחות שתחום עיסוקם או גודל הארגון שלהם דומה לשלנו) והזמנתי מפגשי הדגמה מנציגי המכירות של המערכות. בדקתי את
דירוג המערכות באתרי Gartner ו-Capterra וקראתי חוות דעת של משתמשים. עניינו אותי בעיקר חסרונות שעלולים
להוות מכשול בהטמעה. וכמובן, דאגתי לקבל מחירים מכל ספק.
לאחר שהיו
בידיי כל הנתונים, הכנתי מצגת להנהלה ובה מפורטים הצורך הארגוני, היתרונות
שבמערכת כזו, הסבר תמציתי על כל אחת מהאפשרויות שנבחנו, וטבלה השוואתית שמציגה את
המערכות ואת הדרישות עליהן כל מערכת עונה. זו שכיסתה את כל הצרכים (או לפחות את הקריטיים
שביניהם) – זכתה בהמלצה שלי.
פיילוט
שלב הפיילוט הוא השלב שבו מערכת אחת או יותר "עולות לגמר" ובהן בוחרים להתנסות. אנחנו התנסינו במערכת אחת בתקופת ניסיון של כחודש. בשלב הזה כדאי להזמין מספר מצומצם של עובדים שיתנסו במערכת, יעלו תכנים אמיתיים, ייתנו משוב על השימוש והממשק, וכן יציעו רעיונות – חשוב להסביר לצוות המצומצם את הציפיות מהם ולהדריכם על ממשק המשתמש במידה ונדרשת הדרכה מיוחדת. בתקופת הפיילוט כדאי להתנסות בכמה שיותר פונקציות מתוך הדרישות המקוריות, וכן לדמות תהליך אמיתי ככל שניתן. לדוגמא, אצלנו הוחלט שהתוכן במערכת יחולק למספר קטגוריות/קבוצות ייעודיות כאשר קבוצה אחת תהיה פתוחה לכולם ותאפשר לכל עובד להעלות כל תוכן שעולה על רוחו (במסגרת הפוליטקלי קורקט 😊) ושאר הקבוצות ינוהלו בדקדקנות ע"י בעלי התוכן. במילים אחרות, רק אנשים ספציפים יהיו רשאים להעלות או לאשר את התכנים בקבוצות הללו. הקבוצה הפתוחה היא המקום של כל אחד להתבטא ולשתף את השאר, בעוד שהקבוצות האחרות משמשות בעיקר את קבוצות ההנהלה והשיווק לשדר מידע אל העובדים. לאחר תקופת ההתנסות, אפשר לקבל החלטה האם להתקדם עם המערכת או לנסות מערכת אחרת.
ההטמעה עצמה
לאחר בניית
התשתית והקונפיגורציה, כדאי ליצור מערך נוח לניהול המשתמשים, לדוגמא, פתיחה
אוטומטית של המשתמשים ברשת החברתית, או לפחות הסבה קלה
שלא תדרוש הקלדה ידנית של מאות או אלפי כתובות דוא"ל. במקרה שלי, אני חברתי לאיש
אבטחת המידע שלנו על מנת לבצע את האינטגרציה הזו.
בנוסף, הגדרתי שכל
משתמש חדש במערכת יתווסף באופן אוטומטי לכל אחת מקבוצות התוכן הרשמיות של
הארגון מבלי שייאלץ לחפשן.
ניקינו תוכן מיותר
מתקופת הפיילוט והשארנו פרסומים ענייניים, כך זה גם אפשר לנו לעלות לאוויר עם
מערכת שיש בה קצת "בשר", הוספנו גרפיקה (אייקונים ובאנרים שעוצבו עבורנו) לכל
קבוצה ולמעשה היינו מוכנים להשקה.
לאחר שבחרנו
תאריך עלייה לאוויר, קבעתי מספר מפגשי הדרכה לכל עובדי החברה יחד עם נציגת
השיווק. היא הציגה את קבוצות התוכן ואת המוטיבציה לפרויקט, ואני הצגתי את המערכת ואת השימוש בה.
לא פחות חשוב מכל
מה שנאמר עד כה, הוא הטיימינג. במהלך הפרויקט הזה, בדיוק החלה הקורונה
להתפשט בעולם, ובארץ החל הסגר הראשון. בזמן שאנחנו עוד התלבטנו לגבי מועד העלייה
לאוויר, הקורונה האיצה את לוח הזמנים והיוותה קרקע פורייה לפרויקט. בדיוק כשכולם
ניסו להתרגל למציאות החדשה, הרשת החברתית הארגונית נתנה לעובדים הזדמנות להרגיש
"ביחד" וחלק מקהילה.
אז איפה בכל זאת יתכנו קשיים?
אחד הדברים שעלו
אצלנו ועלולים להטריד אנשים בארגון הוא נושא הפרטיות ועד כמה מערכת כזו אוספת
עלינו מידע. כיום, לרוב ספקי המערכת יש באתר האינטרנט שלהם גם התייחסות לנושא ה-privacy, מומלץ
לקרוא את התחייבות הספק בהיבטים אלה ולהתייעץ עם המחלקה המשפטית של הארגון. מעבר
לכך, תוכן שאנשים לא מעוניינים שייחשף/ייאסף, הם כנראה לא יעלו מרצונם, ולכן דווקא ברשת
חברתית פנים ארגונית, יתכן שיהיה קל יותר לשתף חוויות מהעבודה מאשר תמונות מיום
ההולדת האחרון של הילד.
דבר נוסף שעלול
לעלות מצד המשתמשים הוא שאלות לגבי הצורך במערכת כזו בנוסף לכל שאר מערכות הארגון.
זו הסיבה שמאוד חשוב למקד את המטרות מבעוד מועד ואת סוגי התוכן שרוצים שיעברו ברשת
הזו וכמובן להסביר למשתמשים איזה מידע עובר באיזו מערכת.
להרבה אנשים, רשת
חברתית מצטיירת כבזבוז זמן, מותרות, ומשהו שלא עושים בזמן העבודה (או
על חשבון הזמן הפנוי). והרי לנו רשת חברתית בחסות מקום העבודה
שמעודד את העובדים לקחת בה חלק ורואה בה כאלמנט חשוב בתרבות הארגונית. לכן, אחד
הדברים הכי חשובים להצלחת הפרויקט, הוא רתימת המנהלים הבכירים, העלאת תכנים על
ידם, ציון לשבח של עובדים מטעמם ועוד. ככל שעובד רואה שהמנהל שלו משתמש במערכת
ומעלה לשם תכנים בעלי ערך, זה נותן לו לגיטימציה לעשות זאת גם בעצמו. אגב, עבור אנשים שמתנגדים לרעיון של רשתות חברתיות בחייהם הפרטיים, רשת חברתית פנים ארגונית יכולה להוות תחליף הולם לשמירה על קשר עם קולגות מבלי החשש להיחשף לעולם הרחב.
איך שומרים על רצף התכנים והפעילות?
כשעלינו לאוויר,
לקחנו בחשבון שאנשים עדיין לא בטוחים לגמרי מה הם אמורים לעשות. לכן, היו לנו מספר
עוגנים שהניעו את הפעילות. ראשית, כבר במפגשי ההדרכה השקנו אתגר שבו ביקשנו
מאנשים לצלם את פינת העבודה החדשה שלהם בבית (קורונה, זוכרים?) ולהעלות תמונה עם השטאג של האתגר. זו
היתה "משימה" מאוד ממוקדת וברורה לביצוע (כמובן שאפשר להמציא אינסוף אתגרים). דבר שני, העובדה שהיו לנו כבר נציגים מהפיילוט תרמה
למאמץ כי אלה המשיכו להעלות תכנים, בנוסף לתכניהם הקודמים שהיו זמינים לצפייה.
קבענו סוגי הודעות
שיעלו לרשת החברתית באופן קבוע, לדוגמא – הודעות יומיות על ימי הולדת של עובדים או על
עובדים חדשים שמצטרפים לארגון. אלה, אגב, סוגי הפוסטים שמשתמשים אחרים נוטים להגיב
עליהם ובעצם עוזרים לחשיפתם.
מחלקת השיווק
דאגה לפני העלייה לאוויר לייצר מאגר שלם של תכנים שיווקיים שיעלו מדי כמה
ימים ויחשפו את פעילויות הארגון וגם ישמרו על הרצף.
רעיונות נוספים להגברת מעורבות העובדים (engagement) ברשת החברתית, יכולים להיות גם:
- קמפיינים או אתגרים נוספים אחת לזמן קבוע.
- תחרויות נושאות פרסים.
- ראיונות עם עובדים.
- סקרים / שאלונים לכלל הארגון.
- פינות קבועות – "דברים שלא ידעתם על...", "פינת תחביבים", "מעורבות בקהילה" ועידוד העובדים לקחת חלק.
- הודעות דוא"ל מרכזות עם קישורים לפוסטים ברשת החברתית, ועוד.
לסיכום
רשת חברתית היא אולי לא הכרח לקיום העסק שלכם, אך היא בהחלט יכולה לתרום רבות לפעילות הפנים-ארגונית ולמעורבות העובדים שלכם במיוחד בתקופה כזו, בה הרבה ארגונים עובדים מרחוק. עם הזמן, היא תהיה חלק מהתודעה הארגונית וכל פעילות שתתבצע בארגון, תתועד ותדווח בה. ככל שכמות התכנים ברשת תגדל, כך תגבר תחושת ה-FOMO אצל העובדים (Fear of Missing Out) ועל מנת להישאר מעודכנים, יותר ויותר אנשים ייקחו בה חלק ויירתמו להצלחתה. במקרה שלנו, הרשת החברתית בארגון הפכה להיות חלק בלתי נפרד מהתרבות הארגונית, הגבירה את תחושת השייכות, השקיפות, והרצון לשתף מידע על פעילויות הארגון והעובדים שבו. בארגונים גלובליים ובמיוחד בארגונים שמנסים לצמצם את הפערים הגיאוגרפיים והתרבותיים, רשת חברתית פנים ארגונית יכולה להביא הרבה תועלת לארגון ולהפוך אותו מ"אינדיבידואלים שעובדים יחד" לקהילה אחת גדולה.
מה דעתכם על רשתות חברתיות בכלל ורשתות פנים ארגוניות בפרט? ספרו לי בתגובות. 👇
ואם עוד לא נרשמתם לקבלת עדכונים למייל, לחצו כאן
לפוסט הקודם של הבלוג, לחצו כאן
לפוסט הבא של הבלוג, לחצו כאן
יופי של כתבה שירני, המבנה נהדר ומספר הרבה עניין, הבנה וכלים לקורא, נהנתי מאוד מותק 😀
השבמחקימית
פוסט מעניין מאוד, שוקלת לבצע הסבה להייטק מתחום שונה לגמרי ממה שלמדתי ועובדת בכדי ללמוד את התחום של ניהול ידע ארגוני.
השבמחקתודה על השיתוף