למה? ככה!
הרבה זמן לא כתבתי, אני יודעת! אך הנה, חזרתי.
ועל השינויים שחלו – עוד אכתוב... בינתיים, דגדג לי באצבעות, אז החלטתי לתת להן
דרור ולספר איך בן-השלוש-וחצי שלי לימד אותי שיעור חשוב בניהול (ובהורות 😊).
לאחרונה, אני מוצאת את עצמי מתמודדת עם הרבה
שאלות של "למה?" מצדו.
אני אומרת, "אל תעמוד על הספה", הוא
שואל "למה?", אני אומרת "אל תשב על הראש של אחיך", הוא שואל "למה?",
אני אומרת, "אל תאכל דברים מהרצפה" והוא... ניחשתם נכון, שואל "למה?"
אני משתדלת לענות לו תשובה מנומקת לרוב, אבל שאלות
הן דבר מתיש... והאמת, שגם לא תמיד מתחשק לי לנמק כל דבר, בטח אם זה נראה לי
מובן מאליו.
אז אני מוצאת את עצמי, לא פעם, עונה לו, "ככה!"
כשהוא נתקל לראשונה במילה המוזרה הזאת, הוא שאל
אותי בחיוך מבויש, "מה זה ככה?" במובן הכי משמעי של השאלה – כלומר, "מה
זאת המילה הזאת 'ככה'?" וזה גרם לי לחשוב. ראשית, שלא משנה כמה לחץ יש עליי, ולמרות
שאני עונה על 234987 שאלות ביום (רק ממנו!), זה עדיין לא הוגן מצדי לענות לו "ככה"
במקום להסביר את הרציונל שמאחורי הבקשה שלי ממנו לעשות משהו. שנית, אם אני לא
יכולה למצוא הסבר טוב לפירוש המילה הזאת "ככה" (למישהו יש?), אז למה
בכלל שאשתמש בה?
בשאלה אחת תמימה
של המתוק שלי, שיניתי את כל קו המחשבה שלי, וב99% מהמקרים, אני נותנת לו תשובה
מנומקת לדברים שאני מבקשת ממנו לעשות או להמנע מהם. (איפה עוד אחוז, אתם שואלים? בכל
זאת, אני אנושית... 😊)
לעתים, כשיש יחסי עליונות/מרות: הורה-ילד, מנהלת-עובד,
מפקדת-חיילת, מורה-תלמיד..., קל לצד ה"בכיר" להסתפק בתשובה לקונית כמו "ככה"
או "כי ככה אמרתי", או "כי צריך" ולשלוח את הצד השני לדרכו.
במקרה כזה, הצד השני הולך עם תסכול גדול ואולי אף מעלה ספקולציות לגבי הסיבה לאי
מתן הסבר הולם לשאלה ואז מתחיל כדור שלג הרסני.
כשאנחנו כן משתפים את הצד השני ברציונל, הוא
אמנם יכול שלא להסכים איתו, אך אנחנו מסירים את אי הודאות מהסיטואציה, ונותנים
ביטחון לצד השני. מעבר לכך, שזה מעלה את הסיכוי להירתמות למשימה ולעלייה
במוטיבציה.
לפני כמה שנים, קיבלתי פרויקט גדול והתבקשתי
להעריך את לוחות הזמנים. ההערכה שלי לסיום הפרויקט, שכללה תוכנית מפורטת למדי,
היתה 9 חודשים וגם זה היה קצת בלחץ. לאחר מספר ימים, המנהל שלי דאז קיצץ לי את לוח
הזמנים לשלושה חודשים, ביקש שאשקיע בזה רק 50% מהזמן שלי ובציפייה שהפרויקט יתבצע
במלואו. כששאלתי למה מתרחש הקיצוץ המאסיבי והלא הגיוני, קיבלתי את התשובה,
"כי צריך", שזה במילים אחרות, "ככה".
לא היתה לי שום דרך לעמוד ביעד הבלתי סביר הזה,
וגם עצם העובדה שלא ידעתי את המוטיבציה להחלטה הזאת, לא עזרה לי למצוא את הפתרון
היצירתי לכך. לדוגמא, אם חלק ספציפי מהפרויקט הוא החלק הקריטי, אפשר אולי להתחיל
ממנו? אולי אפשר לפרק את הפרויקט לתתי פרויקטים ולבצע כל תת פרויקט במועד אחר? אולי
אפילו אפשר לשכנע את המקור "מלמעלה", שהעלה את הדרישה לקיצוץ, לקבל את
ההערכה המקורית ולהסביר מה זה באמת דורש? הפרויקט, אגב,
הסתיים בסוף בהצלחה. הוא פשוט לקח 9 חודשים והיה מלווה בהרבה תסכול ומכשולים בדרך.
מאמרים רבים ומדריכים למינהם ל"ניהול נכון"
מתעסקים בעיקר בלהגדיר יעדים ברורים לעובדים, ליצור מדדים, ולתקשר את הציפיות,
לוודא שהעובדים מבינים את המטרות ואת החזון. אך עובד צריך לדעת לא רק מה
צריכה להיות המשימה שלו, אלא למה בכלל הוא צריך לבצע אותה. אם נקח עובד
שקיבל תשובת "ככה" למשימה שניתנה לו, שלא הסבירו לו את מטרתה ואת התמונה
הכוללת, אנחנו לא רק מקבלים עובד מתוסכל, אלא גם עובד הרבה פחות מחויב, שלא מרגיש
שייך למשימה, לצוות ולארגון, עובד שעלול לעשות טעויות כי חסרה לו אינפורמציה, ועובד
שעלול אפילו לנקוט באותה שיטה בדיוק כלפי המנהל שלו ולא לשתף על תהליך העבודה,
תוצאות המשימה, האתגרים שנאלץ להתמודד איתם וכו'. למעשה, זה מייצר עובד שמבצע את
המשימות רק "עבור" המנהל שלו כמו "בורג" קטן במערכת, ולא מתוך
רצון לתרום ומתוך תחושת מחויבות ומסירות כלפי הארגון והתפקיד אותו הוא מבצע. עובד
כזה לא ישרוד זמן רב בחברה.
בתפקידיי הקודמים כמנתחת מערכות מידע, התפקיד
עצמו חייב אותי להבין את הצורך לפני הדרישה של ה"לקוח" על מנת לתת את
הפתרון הנכון ביותר. וככל שאפיון הדרישות היה מפורט ומעמיק, כך הפרויקט היה מוצלח
ומדויק יותר. ככל שהאפיון לקה בחסר, כך הפרויקט חווה יותר קשיים, דרש יותר פגישות,
יותר איטרציות של פיתוח בתוך לחץ של זמן, ולמעשה גרם לבזבוז משאבים לטובת תיקון התקלות
(למידע נוסף, ראו את הפוסט דרישות,
מינימום: כל מה שצריך לדעת על תהליך אפיון דרישות בפרויקט).
אז מה אנחנו רוצים להרוויח מהעובדים שלנו?
1.
מוטיבציה
גבוהה – עובד שמשתפים אותו ברציונל שמאחורי משימה,
מרגיש מוערך. כלומר, הוא לא רק מקבל הנחיות. כשהממונה עליו משתף אותו בהחלטות ובסיבות
למשימה, זה משדר לו שהממונה סומך עליו עם המידע, וסומך עליו שיוכל לבצע את המשימה
בהתאם לצורך הארגון ולכישורי העובד. כך, ההערך העצמי של העובד עולה, הוא מאמין
בעצמו וביכולותיו, וזה מדרבן אותו להוכיח את עצמו, להצליח, להשקיע יותר ולהיות
יותר פרודוקטיבי.
2.
מיקוד
במטרה – כשמגדירים לעובד את מטרת המשימה ואת ההיגיון
שמאחוריה, מילים אלה עומדות לנגד עיניו בעת ביצוע המשימה, והוא יידע להתמקד בעיקר ולנטרל
את הטפל.
3.
תקשורת
ושקיפות מצד העובד – עצם השקיפות, תגרום לעובד להיות
שקוף גם מצדו, לשתף בדרך שהוא עובר, לדעת להסביר את דרך הפעולה שלו ובאם נתקל
בקשיים. בנוסף לכך, הוא ידע "לשווק" את המשימה גם מול גורמים אחרים
שיעבוד מולם.
4.
יצירתיות – כאשר עובד מבין את ההיגיון שמאחורי משימה, הוא יכול למצוא פתרון
יצירתי לבעיה שמנסים לפתור. הפתרון יכול להתבסס על נסיונו הקודם והיכרות עם
סיטואציות דומות, או פשוט בעקבות חשיבה שונה מזו של מי שהגדיר את המשימה.
5.
הקדמת
תרופה למכה, מזעור טעויות והימנעות מבעיות דומות – הבנת
המניע למשימה עוזרת לעובד לזהות נושאים נוספים הדורשים טיפול, אשר מגיעים מאותו צורך
של המשימה שקיבל. כך יוכל לפתח מענה לרשת רחבה יותר של מקרים. עובד שתהיה חסרה לו
האינפורמציה הזאת, עלול לעשות טעויות רבות בדרך.
6.
למידה
והתייעלות – הבנת ההגיון שמאחורי משימה עוזרת
לעובד לזהות אילו כלים וידע חסרים לו על מנת לבצע את המשימה. את המיומנויות
החדשות, העובד יוכל ליישם גם במשימות עתידיות וכך להוסיף ערך לעובד ולארגון ולקצר
זמנים במשימות הבאות.
7.
מחויבות
ומסירות למקום העבודה – כשעובד מרוצה ומרגיש מוערך ובטוח
במקום שלו, הוא ירגיש לא רק מחויב לסביבת עבודתו הקרובה, אלא גם לארגון כולו, וכך
יהפוך במהירות ל-Brand Ambassador (שגריר מותג), שבעצם
עושה שירות טוב לחברה ע"י דיבור בשבחו של הארגון. כל שיחה עם אנשים חיצוניים
לארגון, או כל שיתוף ברשתות החברתיות על החברה, על מה שהחברה עושה, על ההרגשה
הטובה שלו בתוך החברה והיחס שהחברה נותנת לעובדים, מוסיפים למוניטין של הארגון (היי,
ואפילו ללא הוצאות שיווק!) ועשויים להוביל לחיבור עתידי עם עובדים, לקוחות וספקים
פוטנציאלים.
כשעובד מקבל משימה, לא מבין למה היא ניתנה לו
ולא מרוצה ממנה, התסכול שהוא יחווה יגרמו להתנגדות. בין אם הוא יביע את
ההתנגדות באופן ישיר ויתעמת עם מנהלו, ובין אם זה יבוא לידי ביטוי בביצוע לקוי (או
אי ביצוע) של המשימה, הדבר יפגע בתוצאות הרצויות. אנחנו נקבל עובד ממורמר, מתוסכל,
פחות פרודוקטיבי, או במקרים קיצוניים, עובד ש"מצפצף על ההנחיות" ואף
עלול להרעיל את סביבתו.
עם ילדים זה עובד בצורה די דומה, במקרים שהילד
שלי מקבל את התשובה "ככה", הוא לרוב עושה שוב את מה שאמרתי לו לא לעשות,
ואז הסיטואציה מסלימה ומתגלגלת לכעסים מיותרים, כי הרי מצדי כבר ביקשתי ממנו לא
לעשות את מה שעשה – אז לא ברור לי למה הוא ממשיך לעשות זאת, אבל מצדו – בכל זאת
ילד – הוא ממשיך לעשות את זה, כי הוא לא מבין למה זה לא בסדר. יתרה מזאת, אחיו הקטן
רואה אותו ולעתים נגרר אחריו, ואז יש לי כבר שני אירועים לתפעל.
ברוב המקרים בהם נימקתי את תשובתי ברוגע,
לדוגמא, "כי זה מסוכן, אתה עלול ליפול ולקבל מכה חזקה", קיבלתי בחזרה לרוב
את התשובה, "אה, טוב" ולאחריה הוא המשיך לעניינים אחרים. הבונוס הכי
משמעותי בעיני הוא, שכשהוא רואה את אחיו הקטן עושה משהו מסוכן, הוא מזהה מיד את
אותו הגיון שאני העברתי לו ומשתמש בכלים שהוא מכיר כדי להגן על אחיו, וזה –
כבר רווח לארגון כולו 😉.
מה דעתכם? ספרו לי בתגובות. 👇
ואם עוד לא נרשמתם לקבלת עדכונים למייל, לחצו כאן
לפוסט הקודם של הבלוג, לחצו כאן
שרי, כתבה נהדרת, נהנתי מאוד מהאופן שבו שזרת בצורה שנונה ומפולפלת את החוויה האישית-משפחתית יחד עם הציר המקצועי, כתיבה יפה ומלמדת, כל הכבוד!!!
השבמחקתודה ימי!
מחקיפה מאוד שירני! אין לי ספק שבגישה כזו את תובילי את הארגון של משפחת אבנור-אלעד לגבהים חדשים. מתי ההנפקה? 😉
השבמחקתודה! אנחנו עובדים על זה בימים אלה ממש. כדאי לך להשקיע. 😉
מחק